Política de privacidad

Esta Política de Privacidad explica cómo Kontrolum recolecta, usa, almacena, comparte, conserva y protege la información personal obtenida a través de la plataforma, en cumplimiento de la normativa colombiana sobre datos personales. La Ley 1581 de 2012 aplica al tratamiento de datos personales en Colombia y define el consentimiento previo, expreso e informado, así como las figuras de responsable, encargado, titular y tratamiento.

Para efectos de esta política, Kontrolum actuará como responsable del tratamiento cuando decida sobre las bases de datos, las finalidades y los medios del tratamiento, y como encargado cuando trate datos por cuenta de un cliente, conforme al contrato y a las instrucciones válidas recibidas. Esta distinción coincide con las definiciones legales colombianas sobre responsable y encargado del tratamiento.

Kontrolum podrá recopilar, según el uso del servicio:

• a) Datos de identificación, como nombre, apellidos, documento, cargo o razón social.
• b) Datos de contacto, como correo electrónico, teléfono y dirección.
• c) Datos de facturación, tributarios y comerciales.
• d) Credenciales de acceso, identificadores técnicos y registros de autenticación.
• e) Datos de uso, navegación, actividad dentro de la plataforma, dispositivos, IP y registros de eventos.
• f) Datos que el usuario cargue sobre sus clientes, proveedores, empleados, citas, órdenes, reservas o inventarios.
• g) Datos de soporte, incidencias, tickets, comunicaciones y grabaciones cuando existan y sean informadas.
• h) Cookies o tecnologías similares, cuando estén habilitadas.

1. Finalidades del tratamiento

Los datos personales podrán ser usados para:

• a) Crear y administrar cuentas.
• b) Prestar el servicio contratado.
• c) Autenticar usuarios y reforzar seguridad.
• d) Facturar, cobrar y registrar pagos.
• e) Brindar soporte técnico y atención al usuario.
• f) Enviar notificaciones operativas, contractuales o de seguridad.
• g) Mejorar funcionalidades, rendimiento y experiencia del sistema.
• h) Detectar fraudes, abusos, accesos no autorizados o usos indebidos.
• i) Cumplir obligaciones legales, regulatorias, contables o judiciales.
• j) Realizar copias de seguridad, auditorías y continuidad del negocio.
• k) Generar estadísticas o analítica interna, de preferencia con datos agregados o anonimizados cuando sea posible.

Los tratamientos se realizarán bajo los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso restringido, seguridad y confidencialidad.

El tratamiento de datos podrá apoyarse, según el caso, en:

• a) La autorización otorgada por el titular.
• b) La ejecución del contrato con el usuario.
• c) El cumplimiento de obligaciones legales.
• d) El interés legítimo o necesidad operativa, en la medida permitida por la normativa aplicable.
• e) Las instrucciones del cliente cuando Kontrolum actúe como encargado.

Cuando la ley exija autorización, esta deberá ser previa, expresa e informada.

Datos de terceros cargados por el usuario

Si el usuario incorpora datos de terceros, declara y garantiza que cuenta con la autorización, base legal o habilitación correspondiente para hacerlo.

Kontrolum no será responsable por la falta de autorización, por el uso indebido de datos de terceros por parte del usuario ni por incumplimientos regulatorios derivados de información que el usuario haya cargado sin legitimación suficiente.

2. Compartición y transmisión de información

Kontrolum podrá compartir o transmitir datos con:

• a) Proveedores tecnológicos, de hosting, mensajería, analítica, soporte o pasarela de pagos.
• b) Aliados que actúen por cuenta de Kontrolum.
• c) Autoridades administrativas o judiciales, cuando exista obligación legal.
• d) Terceros autorizados por el usuario o por el titular, según corresponda.

Cuando se trate de transmisión o transferencia de datos, Kontrolum adoptará mecanismos contractuales o técnicos razonables para exigir niveles adecuados de seguridad y confidencialidad, conforme al marco colombiano de protección de datos.

Conservación de la información

Kontrolum conservará los datos durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas, obligaciones legales, exigencias contables, soporte técnico, defensa ante reclamaciones, continuidad del negocio y demás propósitos legítimos.

Al terminar la relación contractual, Kontrolum podrá conservar cierta información bloqueada o restringida durante el tiempo necesario para atender requerimientos legales o administrativos.

3. Seguridad de la información

Kontrolum aplicará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger la información contra acceso no autorizado, pérdida, alteración, destrucción, fraude o uso indebido.

Estas medidas podrán incluir, entre otras:

• a) Controles de acceso.
• b) Autenticación.
• c) Cifrado cuando sea razonable.
• d) Monitoreo de actividad.
• e) Copias de respaldo.
• f) Segregación de permisos.
• g) Revisión de logs y alertas.
• h) Procedimientos internos de respuesta a incidentes.

Ningún sistema es completamente invulnerable, por lo que el usuario reconoce que la seguridad absoluta no puede garantizarse.

4. Derechos del titular

De conformidad con la normativa colombiana, el titular podrá solicitar, en los casos legalmente procedentes:

• a) Conocer sus datos personales.
• b) Actualizar y rectificar información.
• c) Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• d) Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
• e) Revocar la autorización.
• f) Solicitar la supresión de sus datos cuando proceda.
• g) Presentar quejas ante la autoridad competente.

Las solicitudes relacionadas con acceso, actualización, rectificación, supresión, revocatoria o consultas sobre datos personales deberán enviarse al canal de contacto definido por Kontrolum.

La solicitud deberá contener, como mínimo:

• a) Identificación del titular o su representante.
• b) Descripción clara de la petición.
• c) Datos de contacto para respuesta.
• d) Documentos de soporte, si aplican.

Kontrolum podrá solicitar información adicional para verificar identidad o representación.

5. Menores de edad y datos sensibles

Kontrolum no está diseñado como plataforma dirigida a menores de edad.

El tratamiento de datos sensibles o de menores de edad, cuando excepcionalmente ocurra, solo se realizará si existe base legal suficiente, autorización válida y salvaguardas reforzadas conforme a la ley.

6. Cookies y tecnologías similares

La plataforma podrá usar cookies o tecnologías equivalentes para:

• a) Mantener sesiones activas.
• b) Recordar preferencias.
• c) Analizar rendimiento.
• d) Prevenir fraude.
• e) Mejorar la experiencia del usuario.

El usuario podrá gestionar ciertas preferencias de cookies según las herramientas técnicas disponibles.

7. Cambios en la política

Kontrolum podrá modificar esta Política de Privacidad cuando sea necesario para reflejar cambios legales, técnicos o operativos. La versión vigente será la publicada en la plataforma.

8. Contacto

Para ejercer derechos o hacer consultas relacionadas con privacidad y datos personales, el usuario deberá escribir a:

comercial@kontrolum.com